Políticas de Privacidad y Protección de Datos
Trans World Compliance, Inc. (“TWC”) está comprometida con su privacidad y apoya los principios del Reglamento General de Protección de Datos de la UE (“RGPD”).
A. AVISO Y ELECCIÓN
Declaración
Esta declaración de Políticas de Privacidad y Protección de Datos describe cómo TWC recopila, utiliza, comparte y transfiere datos personales, incluidos los datos personales recibidos de la Unión Europea, el Reino Unido y Suiza. Para obtener información sobre los datos recopilados en nuestros sitios web, consulte la sección “Datos que Recopilamos de Usted” de esta página.
Jurisdicción
TWC está sujeta a las facultades de investigación y ejecución de la Comisión Federal de Comercio de EE.UU. (FTC). Cuando se aplique el RGPD u otra ley de protección de datos, TWC también está sujeta a las autoridades europeas de protección de datos competentes y, en caso de conflicto entre esta política y dicha ley, prevalecerá la ley aplicable.
Alcance
Las Políticas de Privacidad y Protección de Datos de TWC se aplican a la recopilación, uso y divulgación de datos comerciales (datos que TWC procesa en nombre de sus clientes o de los socios de estos) y datos internos (datos que TWC recopila para sus propios fines internos, como solicitudes de información adicional o postulaciones de empleo en TWC).
Procesos de Recopilación de Datos de TWC
TWC crea soluciones B2B que ayudan a las empresas a cumplir con FATCA de EE.UU., CRS y otras obligaciones tributarias internacionales. TWC no tiene acceso a los datos de sus clientes y no ve ni utiliza ningún dato de clientes sin su permiso explícito, y únicamente con el fin específico de brindar soporte a la aplicación. Los datos procesados incluyen:
- Información de Titulares de Cuentas, personas físicas y entidades, incluida información identificable como nombre, dirección, fecha de nacimiento y números de teléfono
- Números de identificación fiscal (TIN) de dichas personas y entidades
- Información financiera sobre las cuentas de dichas personas y entidades
- Si un cliente transmite información de identificación personal a un empleado para fines de soporte, carga u otros, el empleado deberá eliminarla después de su uso o dentro de los 30 días, lo que ocurra primero.
- Toda transmisión de datos debe protegerse, como mínimo, con cifrado mediante contraseña.
- La conservación exigida por ley es de al menos seis años (según la legislación local, puede ser mayor).
- Para nuestras soluciones en la nube, previa solicitud por escrito, TWC eliminará de forma permanente todos los datos del cliente de nuestros servidores y copias de seguridad, y lo confirmará por escrito.
TWC recopila información personal para diversos fines internos, como ventas o recursos humanos. Esta información se recopila únicamente con el consentimiento de la persona, se limita a lo necesario para fines comerciales específicos y se eliminará a solicitud de la persona.
Políticas de Datos y Privacidad de Usuarios Finales de TWC
Tanto TWC como sus clientes son responsables de la privacidad de los usuarios finales. TWC ofrece políticas de datos y privacidad para usuarios finales de sus soluciones SaaS, así como una política independiente para los sitios web de marketing de TWC (ver “Datos que Recopilamos de Usted”).
TWC exige que sus clientes proporcionen los avisos necesarios y obtengan el consentimiento informado de sus usuarios finales para la recopilación de datos mediante las soluciones de software de TWC.
TWC eliminará todos o parte de los datos de un cliente, previa solicitud por escrito del cliente, dentro de los catorce (14) días calendario siguientes a la solicitud.
Políticas de Datos y Privacidad de Empleados y Datos Internos de TWC
TWC cuenta con una política de datos y privacidad para empleados. Los empleados de TWC conocen esta política y han recibido capacitación sobre ella; además, está disponible en la intranet de la empresa.
Sus Opciones
Las personas pueden optar por no permitir (exclusión voluntaria) que sus datos personales (i) sean divulgados a un tercero, distinto de un proveedor de servicios que actúe como agente en nombre de TWC, o (ii) sean utilizados para un fin sustancialmente distinto de aquel para el cual fueron recopilados originalmente o autorizados posteriormente. En el caso de datos personales sensibles, TWC obtendrá el consentimiento expreso y afirmativo de la persona (inclusión voluntaria) antes de dicha divulgación o uso.
Las personas también pueden darse de baja de las comunicaciones de marketing de TWC en cualquier momento mediante el enlace “cancelar suscripción” incluido en cada correo electrónico o escribiéndonos a info@transworldcompliance.com. Para ejercer cualquiera de estas opciones, comuníquese con nuestro Delegado de Protección de Datos (ver Sección G).
Clasificación de Tipos de Datos
La gerencia debe establecer criterios para determinar cómo deben usarse, manejarse y protegerse los conjuntos de datos y la información del entorno, según su contenido y su nivel de sensibilidad para el negocio y para los clientes de TWC.
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Tipo de Dato |
Descripción |
Ejemplos |
Requisitos de Manejo |
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Restringido |
Datos altamente sensibles que, si se ven comprometidos, podrían exponer a la empresa a un riesgo financiero o legal grave. Sujetos a regulaciones de privacidad estatales, federales o internacionales. |
Información de Identificación Personal (PII), información de tarjetas de crédito, propiedad intelectual (PI), números de Seguro Social (SSN), información de salud protegida (PHI). |
Cifrado obligatorio (AES-256) en reposo y en tránsito. Acceso restringido estrictamente según la “necesidad de conocer”. |
B. RESPONSABILIDAD EN LAS TRANSFERENCIAS POSTERIORES
Para procesar eficazmente los datos en nombre de sus clientes y cumplir con las obligaciones de cumplimiento de estos, el software de TWC debe compartir datos con determinadas autoridades tributarias. En todos los casos y para cada transferencia, el cliente debe iniciar la transferencia de forma explícita. Con excepción del reporte tributario mencionado, TWC no tiene acceso a los datos de sus clientes y no los reenvía ni comparte con ninguna otra empresa para ningún fin.
En cuanto a los datos internos, TWC puede compartir algunos datos con proveedores externos (por ejemplo, para verificaciones de antecedentes de empleados). Todos los empleados serán notificados específicamente de cualquier divulgación de datos. TWC solo compartirá datos cuando sea necesario y únicamente con empresas que cumplan con sus políticas de privacidad de datos. Los datos de marketing recopilados por TWC pueden compartirse con socios, sujeto a las opciones descritas en la Sección A.
Cuando TWC transfiere datos personales a un tercero que actúa como agente en su nombre, TWC exige que dicho agente brinde al menos el mismo nivel de protección de la privacidad descrito en esta política. TWC sigue siendo responsable del tratamiento de los datos personales que transfiere a dichos agentes si estos los tratan de manera incompatible con esta política, salvo que TWC demuestre que no es responsable del hecho que dio origen al daño.
C. SEGURIDAD
TWC adopta medidas razonables y apropiadas para proteger los datos personales contra pérdida, uso indebido y acceso, divulgación, alteración y destrucción no autorizados, teniendo en cuenta los riesgos inherentes y la naturaleza de los datos personales involucrados.
TWC es una empresa SaaS que opera en centros de datos privados segregados, así como en la nube pública. Los datos recopilados por TWC se alojan en ubicaciones seguras operadas por Amazon Web Services (EE.UU., Canadá, Brasil), Art Motion (Suiza) y SALT (Islas Caimán). En el futuro podrán incorporarse otros proveedores de centros de datos.
D. INTEGRIDAD DE LOS DATOS Y LIMITACIÓN DE LA FINALIDAD
El compromiso de datos de TWC renuncia expresamente a la propiedad de los datos a favor del cliente de TWC. Además, es el cliente de TWC, y no TWC, quien determina los “fines y medios” del tratamiento de datos, incluida su conservación y terminación. Conforme a la legislación de la UE, TWC es el “encargado del tratamiento”, que trata los datos siguiendo las instrucciones del cliente o “responsable del tratamiento” (la entidad que determina los “fines y medios” del tratamiento de que se trate).
E. ACCESO
Las personas tienen derecho a acceder a los datos personales que TWC conserva sobre ellas, y a corregir, modificar o eliminar dicha información cuando sea inexacta o haya sido tratada en contravención de esta política.
En el caso de los datos personales que TWC recopila para fines internos (como ventas y recursos humanos), TWC atenderá las solicitudes de revisión, corrección o eliminación de dichos datos. Para presentar una solicitud, comuníquese con nuestro Delegado de Protección de Datos en info@transworldcompliance.com (ver Sección G). Responderemos dentro de un plazo razonable.
En cuanto a los datos de clientes, TWC trata datos en nombre de sus clientes empresariales y no es una empresa orientada al usuario final. Ante cualquier solicitud de acceso o de derecho al olvido relativa a datos de clientes, TWC remitirá a la persona al cliente de TWC que tiene la relación directa con la persona o entidad en cuestión, y asistirá a dicho cliente en la respuesta a la solicitud.
TWC no atenderá solicitudes de terceros para acceder a datos de clientes sin instrucciones explícitas y por escrito del cliente de TWC.
F. NOTIFICACIÓN
En el improbable caso de una violación de seguridad, dentro de las 24 horas siguientes a su detección, Trans World Compliance notificará a los titulares de los datos afectados y, cuando la ley lo exija, a las autoridades de protección de datos correspondientes.
G. RECURSOS Y CUMPLIMIENTO
Para preguntas o reclamos, comuníquese con nuestro Delegado de Protección de Datos:
Delegado de Protección de Datos
Trans World Compliance, Inc.
1829 Greenplace Terrace
Rockville, MD 20850
EE.UU.
Teléfono: +1 301-825-5137
Correo electrónico: info@transworldcompliance.com
Cuando se hayan agotado otras vías de recurso conforme a la legislación de la UE, o cuando el reclamo no se haya resuelto por ningún otro medio, TWC ofrecerá a los usuarios finales de EE.UU. y de la UE la opción de un arbitraje vinculante.
La responsabilidad se limita a los términos contractuales de TWC o a las sanciones establecidas en la ley aplicable (incluido el RGPD), lo que sea mayor.
H. DIVULGACIÓN A LAS AUTORIDADES
TWC puede divulgar datos personales en respuesta a solicitudes legítimas de autoridades públicas, incluso para cumplir requisitos de seguridad nacional o de aplicación de la ley. Salvo que la ley lo prohíba expresamente o que hacerlo infrinja una orden, TWC notificará a los clientes afectados sobre dicha divulgación.
I. CONSERVACIÓN Y SEGURIDAD DE LOS DATOS
TWC no tiene acceso directo a datos de clientes que permitan la identificación personal en nuestras aplicaciones en la nube o instaladas. Si un cliente otorga acceso o envía datos al personal de TWC:
Conservación de datos en instalaciones en la nube:
Cualquier pregunta sobre la conservación o la seguridad de los datos debe dirigirse al Delegado de Protección de Datos.
Datos que recopilamos de usted
¿Por qué recopilamos información en los Sitios Web?
Recopilamos la información que usted nos proporciona voluntariamente cuando visita los Sitios Web para conocer más sobre TWC y sus productos, la empresa, oportunidades de inversión u otra información. El tipo de información recopilada dependerá de su solicitud. Por ejemplo, si se suscribe a un boletín de TWC, le pediremos su nombre y correo electrónico. En cambio, si está considerando trabajar en TWC y envía una postulación, recopilaremos otros datos, como su dirección y número de teléfono.
¿Qué información recopila TWC en los Sitios Web?
Cuando visita los Sitios Web, recopilamos automáticamente información sobre su computadora o dispositivo y sobre su uso de los Sitios Web, para reconocerlo como usuario final y optimizar su experiencia. Almacenamos esta información en archivos de registro y podemos compartirla con socios, afiliadas y otros proveedores que nos ayudan a analizar tendencias generales de actividad, administrar los Sitios Web, hacer seguimiento de la actividad de los usuarios con fines analíticos y reunir información demográfica sobre nuestra base de usuarios en su conjunto. Podemos recibir de estas empresas informes basados en el uso de estas tecnologías, de forma individual o agregada.
Estas son las categorías de información que pueden recopilar de su dispositivo los Sitios Web, o socios, afiliadas y otros proveedores que actúan en nuestro nombre:
- El tipo de navegador que utilizó para acceder a los Sitios Web
- Los momentos en que accedió a los Sitios Web
- La dirección IP del dispositivo que utilizó para acceder a los Sitios Web
- Las páginas de los Sitios Web que visitó
- Las páginas que visitó antes de llegar a los Sitios Web
- Información sobre la computadora o el dispositivo móvil que utiliza para acceder a los Sitios Web: modelo de hardware, sistema operativo y versión, e información de la red móvil. TWC utiliza diversas tecnologías para recopilar estos datos, como cookies, balizas, etiquetas y scripts
- Asegurar que nuestros Sitios Web sigan siendo relevantes para sus necesidades y fáciles de usar, mediante análisis y otros datos sobre su uso como usuario final
- Enviarle boletines, blogs y otros contenidos de TWC en respuesta a su solicitud
- Enviar confirmaciones, facturas, avisos técnicos, actualizaciones, alertas de seguridad y cualquier otro mensaje de soporte o administrativo relacionado con su solicitud o compra de productos y servicios de TWC
- Informarle sobre nuevos productos, ofertas especiales y promociones que puedan ofrecer TWC y nuestros socios seleccionados
- Mantenerlo informado sobre eventos promocionales de TWC
- Contactarlo en relación con una vacante en TWC a la que se haya postulado previamente
¿Cómo utilizamos la información recopilada en los Sitios Web?
Utilizamos la información que recopilamos en los Sitios Web para diversos fines según su solicitud, entre otros:
Encargados del tratamiento externos
Nuestros socios y proveedores de servicios, cuidadosamente seleccionados, pueden tratar información personal sobre usted en nuestro nombre, con sujeción a las protecciones descritas en esta política.